L’Association canadienne de recherche sur le VIH (ACRV) accepte les demandes d’événements connexes parallèlement au 36e Congrès annuel canadien de recherche sur le VIH/sida (ACRV 2027). Les événements connexes doivent avoir lieu hors du programme officiel du congrès de l’ACRV, qui se déroule approximativement de 16 h le jeudi 15 avril à 13 h le dimanche 18 avril 2027.

Pour vous renseigner sur la tenue d’un événement connexe à l’ACRV 2027 et consulter les lignes directrices de demande, visiter le site : www.cahr-acrv.ca/fr/conference/evenements-connexes/.

Cochez la case qui suit pour préparer votre demande d’événement connexe. 

Veuillez inscrire les noms de vos conférenciers et modérateurs.

Veuillez fournir un synopsis de l’événement (maximum 200 mots), précisant sa nature, son objet, le public cible, les participants clés et tout autre renseignement important et pertinent.

Veuillez fournir des renseignements sur toute restriction concernant la participation des délégués au congrès (p. ex. sur invitation seulement, réservé aux membres seulement, réservé aux chercheurs de telle région géographique, etc.).L’organisateur doit s’occuper des exigences de préinscription, notamment base de données d’inscription et confirmations d’inscription.

Généralement, les événements connexes des congrès de l’ACRV ne sont pas ouverts au public. Si les organisateurs veulent inviter des personnes non déléguées au congrès, ils doivent présenter une demande écrite à conference@cahr-acrv.ca expliquant la justification et le nombre approximatif de participants non délégués du congrès. À remarquer que pour les événements connexes s’adressant à des personnes autres que les délégués au congrès, les organisateurs peuvent devoir assumer les frais de location de salle.

Si votre événement exige une préinscription, veuillez fournir des directives d’inscription, par exemple un contact courriel ou un site Web Eventbrite.

À défaut de détails sur l’inscription, l’ACRV présumera que l’événement est ouvert à tous les délégués au congrès de l’ACRV et qu’il n’y a pas de préinscription nécessaire.

Les salles seront aménagées pour répondre aux exigences du congrès. Si vous avez besoin d’un aménagement différent de celui inscrit dans votre courriel de confirmation, vous devez prendre directement des mesures avec le centre du congrès. L’organisateur de l’événement est responsable de la totalité des frais connexes. Veuillez indiquer ci-dessous l’aménagement préféré. L’information sera communiquée avec l’hôtel du congrès à des fins de planification uniquement.

Les organisateurs de l’événement connexe doivent assumer la totalité des coûts de l’audiovisuel. Sélectionner ci-dessous l’équipement dont vous avez besoin. Vos choix seront communiqués avec le fournisseur de l’audiovisuel de l’ACRV 2027 à des fins de planification uniquement et ne constituent pas une commande. Vous devez placer et confirmer votre commande directement auprès du fournisseur. 

Il incombe aux organisateurs de l’événement connexe d’assumer en totalité les coûts des aliments et boissons. Veuillez indiquer ci-dessous les besoins prévus. L’information sera communiquée avec l’hôtel du congrès à des fins uniquement de planification et ne constitue pas une commande. Vous devez placer et confirmer votre commande directement auprès de l’hôtel du congrès.

Avez-vous besoin d’aliments et de boissons?

Merci d’avoir présenté votre demande d’événement connexe pour l’ACRV 2027. Nous communiquerons avec vous si nous avons besoin de renseignements supplémentaires et pour vous faire savoir si votre événement a été approuvé.